El salto a la autonomía operativa por medio de los AI agents

Durante los últimos años, las empresas han tenido que lidiar con la paradoja de que mientras más tecnología implementan, más trabajadores necesitan para que todo funcione como es debido, porque, en la mayoría de los casos, se trata de sistemas desconectados. Islas de información donde el CRM no sabe lo que ocurre en el almacén, y el ERP se limita a ser un registro pasivo de lo que ya ha sucedido.

De manera que, las oficinas se han ido llenando de profesionales que dedican una gran cantidad de horas de su jornada laboral a actuar como traductores entre las diferentes plataformas porque estas no se entienden entre sí. En consecuencia, este exceso de tareas manuales que implica mover información de un punto a otro ha generado un cuello de botella que, sin lugar a duda, frena la innovación.

Afortunadamente, muchos empresarios ya han comprendido que la solución no pasa por añadir una pestaña más al navegador, sino por dotar a sus empresas de sistemas que, además de informar, actúen. Algo que ya es posible gracias a los agentes de inteligencia artificial o AI agents.

Los AI agents: ¿qué son y qué papel desempeñan en la actualidad?

Para quienes no los conocen aún, los agentes de IA representan un salto evolutivo respecto a los chatbots convencionales que esperan una pregunta para generar una respuesta. Estos son un sistema inteligente capaz de tomar decisiones, ejecutar acciones y aprender de los resultados, manteniéndose siempre conectado a los demás sistemas de la empresa.

Para que te sea más fácil entender todo lo que pueden hacer, imagínalos como entidades que poseen autonomía para navegar por la infraestructura digital de tu compañía con un objetivo claro, como puede ser:

• La gestión de los suministros digitales: un agente de la IA puede detectar que te falta stock y, en consecuencia, consultar con tu sistema SAP, contactar con los proveedores habituales, comparar condiciones y preparar la orden de compra para tu validación final.
• La auditoría de los procesos: también están en capacidad de supervisar los flujos de facturación y de pedidos en tiempo real, detectando inconsistencias y corrigiéndolas en las bases de datos sin necesidad de que un administrativo intervenga en cada línea.
• La coordinación interdepartamental: sistemas que actúan de forma invisible automatizando los diferentes procesos internos, a fin de asegurarse de que cuando el departamento de ventas cierre un trato, el área financiera y la logística inicien de inmediato sus protocolos.

El valor de la personalización a medida

Sin embargo, aún existe la tentación de pensar que basta con implementar cualquier AI agents para que todo quede resuelto, cuando la realidad técnica dicta exactamente lo contrario. Puesto que cada empresa tiene procesos únicos y una forma particular de organizar sus datos, un agente "genérico" difícilmente podrá aportar un valor real si no entiende las reglas de negocio específicas de tu organización.

Para que estos sean efectivos, requieren de un software a medida que les permita realizar tres funciones básicas:

• Conexión real y profunda con el núcleo: deben poder conectarse a tu ERP o a cualquier CRM heredado de forma nativa, entendiendo en el proceso la estructura de esos datos.
• Acceso a APIs e infraestructura interna: necesitan navegar por las venas digitales de tu empresa de forma segura, respetando los protocolos de ciberseguridad y privacidad que hayan sido establecidos previamente.
• Cumplimiento de los permisos: un agente de IA debe saber qué acciones puede ejecutar y cuáles requieren de una supervisión humana, algo que únicamente se logra con una programación adaptada al organigrama de tu empresa.

Sin esa personalización, los agentes corren el riesgo de convertirse en meros juguetes tecnológicos que no escalan ni ofrecen una rentabilidad real a tu negocio.

En este campo, la firma Q2BSTUDIO ha logrado posicionarse como un referente en el desarrollo e implementación de soluciones de IA adaptadas a cada negocio, huyendo de los productos genéricos que no logran integrarse de forma profunda en la operativa real de las empresas.

Escenarios de aplicación real en el mundo empresarial

Si aún tienes alguna duda sobre lo que la implementación de estos está permitiendo en las empresas hoy en día, mira a continuación algunos casos de uso más frecuentes:

• Validación y flujo de pedidos: un agente de IA puede recibir una solicitud de compra, validar la identidad del cliente en el CRM, comprobar la disponibilidad en el inventario de SAP y generar la documentación logística necesaria.
• Análisis proactivo de los datos: en lugar de esperar a que alguien pida un gráfico, el agente monitoriza las métricas y envía los informes de forma automática cuando detecta una desviación que requiere de atención inmediata.
• Ciclo de facturación inteligente: detección de errores en la cadena de cobros y pagos, automatizando las reclamaciones o las conciliaciones bancarias de forma masiva.
• Gestión del talento y las consultas internas: asimismo puede actuar como punto de contacto para los empleados, resolviendo las dudas que tengan sobre las vacaciones, las nóminas o las políticas internas utilizando para ello datos reales y actualizados del sistema de recursos humanos.

Beneficios directos de la adopción de este tipo de agentes autónomos

Debes saber que las organizaciones que han integrado con éxito estos sistemas reportan beneficios que impactan directamente en la cuenta de resultados como, por ejemplo:

• Reducción de los costes operativos: al eliminar la burocracia digital repetitiva.
• Alta precisión: desaparición de los errores derivados de la fatiga o de la introducción manual de datos. 
• Velocidad de respuesta: procesos que antes se medían en días ahora se ejecutan en milisegundos.
• Estrategia basada en hechos: decisiones tomadas sobre el análisis de un gran número de datos en tiempo real.
• Sincronización total: lograr que el ERP y el resto de los sistemas informáticos funcionen en perfecta armonía.

La IA y el software personalizado como aliados

Seguramente a estas alturas ya te habrás dado cuenta de que la verdadera transformación digital no consiste en que las personas aprendan a hablar como máquinas, sino en que la tecnología sea capaz de entender cómo funciona tu negocio. Por lo tanto, lo único que te dará una auténtica ventaja frente a tus competidores será implementar un sistema que combine la inteligencia artificial con las aplicaciones empresariales a medida.

Así tu empresa contará con agentes personalizados que conocen realmente cuál es tu estrategia de marketing o cómo funcionan tus procesos logísticos. Y al integrarse estos con herramientas core como SAP, se convierten en la columna vertebral de tu operatividad diaria, garantizando una escalabilidad futura que las soluciones estándar no pueden ofrecer.

Son precisamente las compañías que han comenzado a delegar su operativa técnica en los AI agents desarrollados a medida las que están logrando una agilidad que antes era impensable. Para alcanzar este nivel de excelencia, nada mejor que contar con un proveedor que une estrategia, tecnología y ejecución, como Q2BSTUDIO, que va más allá del simple desarrollo de código al acompañar a las empresas desde la idea inicial, pasando por el desarrollo y la integración, hasta el escalado final de la solución.

¿Tú a qué esperas para adaptar la IA a tu estructura y comenzar a liderar el mercado?